---商安大區(qū)提升檔案管理工作紀(jì)實
“一花獨放不是春、百花爭艷春滿園”， 為了提升商安大區(qū)檔案管理整體水平，分享鎮(zhèn)安公司“AAA”檔案室管理工作經(jīng)驗，2016年8月27日，在大區(qū)安排下，在鎮(zhèn)安公司文秘余洋的前期精心準(zhǔn)備和現(xiàn)場生動講解下，通過現(xiàn)場大區(qū)各公司參會部長和文秘?zé)崃业挠懻?，統(tǒng)一了管理標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)會了整理技巧，收獲了工作經(jīng)驗。會上，鎮(zhèn)安公司文秘分享了建立“AAA檔案室”的心路歷程，向大家傳授了檔案管理的經(jīng)驗和技巧，現(xiàn)將部分內(nèi)容簡介如下，供大家分享。
一、樹立目標(biāo)、持續(xù)堅持
從2011年春天在洋縣公司參加檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理培訓(xùn)開始，當(dāng)看到別人家寬敞明亮的檔案室，整齊有序的檔案盒，系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理體系時，當(dāng)時參會的惠部長和余洋便暗下決心、樹立趕超目標(biāo)，要以檔案標(biāo)準(zhǔn)化2A級驗收為任務(wù)，完成集團(tuán)下達(dá)的任務(wù)。在實際整理過程中，二人利用縣檔案局副局長張慶芳來公司掛職機會，向?qū)＜姨撔膶W(xué)習(xí)、努力提高，在張局長的實地指導(dǎo)下一起對2010年以前的文件、資料等的收集、整理、鑒定、保管等進(jìn)行梳理，逐步建立起一套更快捷的、系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理體系。雖然無數(shù)次的抱怨過，但是她們還是堅持著走了過來，從開始整理檔案時的煩躁，到后來能夠靜下心來幾個小時默默干一件事情，就這樣她們用六個月的時間順利創(chuàng)建了省3A級檔案室。
二、目標(biāo)分解，化整為零
整理檔案是一項枯燥無趣的工作。在這種躁動的情緒下去整理檔案是非常被動的。所以要把這項工作作為當(dāng)下的一個大目標(biāo)，再把大目標(biāo)分解為好多好多的小目標(biāo)。然后把小目標(biāo)一個一個的完成，在此階段，切忌忽視小目標(biāo)。類比到檔案整理就是把眾多的檔案歸類，然后每一類每一類的去清理，當(dāng)清完一類時你就會有小小的成就感，當(dāng)身邊的檔案越來越少時你會感受到一種“眾里尋他千百度，驀然回首那人卻在燈火闌珊處”的清亮和內(nèi)心的快感。整理檔案就是這樣，當(dāng)目標(biāo)被分解完了，開始慢慢去實現(xiàn)小目標(biāo)，待到小目標(biāo)都實現(xiàn)完了，你的大目標(biāo)也會實現(xiàn)，檔案整理也會非常開心的結(jié)束。
三、細(xì)心耐心，簡單輕松
檔案整理是一項極其繁瑣的、極需要細(xì)心和耐心的工作。按“件”收集整理材料，分類整理，核查后逐頁打碼并組卷，按要求將材料裝訂、蓋章、編碼，編制歸檔文件目錄，打印歸檔目錄，備考表，裝盒，上架入柜這些環(huán)節(jié)每項都缺一不可，并且只要有一個地方疏忽大意，不小心出了錯，所有這些環(huán)節(jié)就必須又得從頭來過。檔案整理中的編制歸檔文件目錄工作很簡單，但是很少有人不出錯誤，所以這也要求著我們做事一定要細(xì)心且有耐心。在編制歸檔目錄時，大家最喜歡的就是填充，當(dāng)月份、年份更替時會不自覺的填充為當(dāng)前格式，最后導(dǎo)致各種錯誤。錄過目錄的人會發(fā)現(xiàn)，有時候我們表格做了一大半發(fā)現(xiàn)編號錯了，成文日期錯了，甚至文件名都錯了，為什么呢？其實是我們在利用格式填充時沒有用心去更替時間而只是一味的填充，最后導(dǎo)致前功盡棄，甚至讓自己大動肝火，對檔案整理越來越失去了耐心和細(xì)心。然而當(dāng)我們心細(xì)時，會注意到格式填充要么就是始終保持當(dāng)前要么就是格式成等差數(shù)列式遞增，因而我們在使用時就應(yīng)該觀察這些變化，當(dāng)出現(xiàn)月份、年份、信息等變化時就轉(zhuǎn)變?yōu)槭謩虞斎?，再使用填充。也正是這樣，細(xì)心且耐心后錄目錄的工作也會變得更簡單，更輕松。
四、換種順序，出奇制勝
大家都知道田忌賽馬的故事，田忌改變賽馬的出場順序，利用中等馬對戰(zhàn)下等馬，上等馬對戰(zhàn)中等馬，下等馬對戰(zhàn)上等馬。最后以2:1戰(zhàn)勝了對方。從中可以看出不拘泥形式，敢于創(chuàng)新，敢于出奇制勝，換一個想法，會有另一番天地。其實在檔案整理中也體現(xiàn)這思維，一般我們的整理順序是裝訂成冊，編碼，蓋章，錄臺賬，寫備考表，裝盒上架。但其實我們可以將編碼放第一步，因為有些時候裝訂好的材料出現(xiàn)逆面，顛倒錯誤等錯亂情況，當(dāng)你在編碼的時處理這些事時，接下來的流程更順暢，還有在編碼的時候就可以順便分類（包括細(xì)分到哪一類的保管多少年，比如劃分到行政管理類30年）；然后蓋章的時候，我們可以一次排列10份文件（每份文件上面空出一個歸檔章位置依次排列），依次蓋章，這樣不僅比蓋一份填一份錄一份來的快，而且一次性蓋的歸檔章，位置統(tǒng)一居中也很美觀，最關(guān)鍵的是依次蓋完章之后可以依次填寫件號（不會出現(xiàn)斷號、重號、跳號），編完件號之后順手就依次把年份、類別、保管期限從前到后依次填寫了，然后再依次錄歸檔文件目錄的就會很順暢了。所以敢于創(chuàng)新，工作就是這么爽快。
五、日常積累，告別加班
檔案工作的基礎(chǔ)是日常工作的積累，歸檔時齊備的工作材料不是短時間內(nèi)能整理出來的，從這個意義上說，與其在每年的整理、歸檔工作期間加班加點，不如在日常工作中做個有心人，注意日常工作資料的積累。檔案整理工作還需要各部門的配合，在實際工作中由于存在資料的復(fù)雜性、材料日常保存的分散性及非檔案工作人員認(rèn)識的片面性等情況，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料的缺失現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案資料的不完備，這就需要各部門的配合，注意保存資料。同時，作為檔案工作人員應(yīng)當(dāng)注意保持工作的責(zé)任心和敏感度，及時發(fā)現(xiàn)和整理材料，同時積極尋求更多的支持與幫助，在點滴積累中為檔案歸檔做好準(zhǔn)備，這樣整理起來會快捷、方便許多。
六、授人以漁、走向輕松
現(xiàn)在各公司在檔案整理過程中都會遇到共同的一個難題，就是部門車間要么上交檔案不及時，要么上交后的檔案裝訂的亂七八糟。針對這一問題，第一要向公司領(lǐng)導(dǎo)闡明檔案管理的重要性、爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。二要召開培訓(xùn)會，手把手教會部門和車間整理檔案的方法。三要在部門車間日常查取相關(guān)檔案資料時做到保障有力、找尋及時，讓部門車間感覺到統(tǒng)一歸檔的好處。通過努力，目前鎮(zhèn)安公司各部門車間已形成及時整理上交檔案的習(xí)慣，上交來的檔案也整理的有模有樣，這也為檔案管理員減輕了很多工作量。每年二季度初，公司檔案整理均能夠基本到位。
“打江山易、守江山難”，要長久持續(xù)保持檔案管理的高水平，需要我們后來者加倍努力。檔案管理、紛繁蕪雜、見微知著，簡單的事情也蘊藏著大的道理。天下無難事，只怕有心人。任何事情想要做好，都需要努力去做，只要相信自己、掌握方法、持續(xù)堅持、我們的檔案管理工作水平一定會再上新臺階！
