---商安大區(qū)提升檔案管理工作紀(jì)實(shí)
“一花獨(dú)放不是春、百花爭(zhēng)艷春滿園”， 為了提升商安大區(qū)檔案管理整體水平，分享鎮(zhèn)安公司“AAA”檔案室管理工作經(jīng)驗(yàn)，2016年8月27日，在大區(qū)安排下，在鎮(zhèn)安公司文秘余洋的前期精心準(zhǔn)備和現(xiàn)場(chǎng)生動(dòng)講解下，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)大區(qū)各公司參會(huì)部長(zhǎng)和文秘?zé)崃业挠懻?，統(tǒng)一了管理標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)會(huì)了整理技巧，收獲了工作經(jīng)驗(yàn)。會(huì)上，鎮(zhèn)安公司文秘分享了建立“AAA檔案室”的心路歷程，向大家傳授了檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和技巧，現(xiàn)將部分內(nèi)容簡(jiǎn)介如下，供大家分享。
一、樹立目標(biāo)、持續(xù)堅(jiān)持
從2011年春天在洋縣公司參加檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理培訓(xùn)開始，當(dāng)看到別人家寬敞明亮的檔案室，整齊有序的檔案盒，系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理體系時(shí)，當(dāng)時(shí)參會(huì)的惠部長(zhǎng)和余洋便暗下決心、樹立趕超目標(biāo)，要以檔案標(biāo)準(zhǔn)化2A級(jí)驗(yàn)收為任務(wù)，完成集團(tuán)下達(dá)的任務(wù)。在實(shí)際整理過(guò)程中，二人利用縣檔案局副局長(zhǎng)張慶芳來(lái)公司掛職機(jī)會(huì)，向?qū)＜姨撔膶W(xué)習(xí)、努力提高，在張局長(zhǎng)的實(shí)地指導(dǎo)下一起對(duì)2010年以前的文件、資料等的收集、整理、鑒定、保管等進(jìn)行梳理，逐步建立起一套更快捷的、系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理體系。雖然無(wú)數(shù)次的抱怨過(guò)，但是她們還是堅(jiān)持著走了過(guò)來(lái)，從開始整理檔案時(shí)的煩躁，到后來(lái)能夠靜下心來(lái)幾個(gè)小時(shí)默默干一件事情，就這樣她們用六個(gè)月的時(shí)間順利創(chuàng)建了省3A級(jí)檔案室。
二、目標(biāo)分解，化整為零
整理檔案是一項(xiàng)枯燥無(wú)趣的工作。在這種躁動(dòng)的情緒下去整理檔案是非常被動(dòng)的。所以要把這項(xiàng)工作作為當(dāng)下的一個(gè)大目標(biāo)，再把大目標(biāo)分解為好多好多的小目標(biāo)。然后把小目標(biāo)一個(gè)一個(gè)的完成，在此階段，切忌忽視小目標(biāo)。類比到檔案整理就是把眾多的檔案歸類，然后每一類每一類的去清理，當(dāng)清完一類時(shí)你就會(huì)有小小的成就感，當(dāng)身邊的檔案越來(lái)越少時(shí)你會(huì)感受到一種“眾里尋他千百度，驀然回首那人卻在燈火闌珊處”的清亮和內(nèi)心的快感。整理檔案就是這樣，當(dāng)目標(biāo)被分解完了，開始慢慢去實(shí)現(xiàn)小目標(biāo)，待到小目標(biāo)都實(shí)現(xiàn)完了，你的大目標(biāo)也會(huì)實(shí)現(xiàn)，檔案整理也會(huì)非常開心的結(jié)束。
三、細(xì)心耐心，簡(jiǎn)單輕松
檔案整理是一項(xiàng)極其繁瑣的、極需要細(xì)心和耐心的工作。按“件”收集整理材料，分類整理，核查后逐頁(yè)打碼并組卷，按要求將材料裝訂、蓋章、編碼，編制歸檔文件目錄，打印歸檔目錄，備考表，裝盒，上架入柜這些環(huán)節(jié)每項(xiàng)都缺一不可，并且只要有一個(gè)地方疏忽大意，不小心出了錯(cuò)，所有這些環(huán)節(jié)就必須又得從頭來(lái)過(guò)。檔案整理中的編制歸檔文件目錄工作很簡(jiǎn)單，但是很少有人不出錯(cuò)誤，所以這也要求著我們做事一定要細(xì)心且有耐心。在編制歸檔目錄時(shí)，大家最喜歡的就是填充，當(dāng)月份、年份更替時(shí)會(huì)不自覺(jué)的填充為當(dāng)前格式，最后導(dǎo)致各種錯(cuò)誤。錄過(guò)目錄的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，有時(shí)候我們表格做了一大半發(fā)現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)了，成文日期錯(cuò)了，甚至文件名都錯(cuò)了，為什么呢？其實(shí)是我們?cè)诶酶袷教畛鋾r(shí)沒(méi)有用心去更替時(shí)間而只是一味的填充，最后導(dǎo)致前功盡棄，甚至讓自己大動(dòng)肝火，對(duì)檔案整理越來(lái)越失去了耐心和細(xì)心。然而當(dāng)我們心細(xì)時(shí)，會(huì)注意到格式填充要么就是始終保持當(dāng)前要么就是格式成等差數(shù)列式遞增，因而我們?cè)谑褂脮r(shí)就應(yīng)該觀察這些變化，當(dāng)出現(xiàn)月份、年份、信息等變化時(shí)就轉(zhuǎn)變?yōu)槭謩?dòng)輸入，再使用填充。也正是這樣，細(xì)心且耐心后錄目錄的工作也會(huì)變得更簡(jiǎn)單，更輕松。
四、換種順序，出奇制勝
大家都知道田忌賽馬的故事，田忌改變賽馬的出場(chǎng)順序，利用中等馬對(duì)戰(zhàn)下等馬，上等馬對(duì)戰(zhàn)中等馬，下等馬對(duì)戰(zhàn)上等馬。最后以2:1戰(zhàn)勝了對(duì)方。從中可以看出不拘泥形式，敢于創(chuàng)新，敢于出奇制勝，換一個(gè)想法，會(huì)有另一番天地。其實(shí)在檔案整理中也體現(xiàn)這思維，一般我們的整理順序是裝訂成冊(cè)，編碼，蓋章，錄臺(tái)賬，寫備考表，裝盒上架。但其實(shí)我們可以將編碼放第一步，因?yàn)橛行r(shí)候裝訂好的材料出現(xiàn)逆面，顛倒錯(cuò)誤等錯(cuò)亂情況，當(dāng)你在編碼的時(shí)處理這些事時(shí)，接下來(lái)的流程更順暢，還有在編碼的時(shí)候就可以順便分類（包括細(xì)分到哪一類的保管多少年，比如劃分到行政管理類30年）；然后蓋章的時(shí)候，我們可以一次排列10份文件（每份文件上面空出一個(gè)歸檔章位置依次排列），依次蓋章，這樣不僅比蓋一份填一份錄一份來(lái)的快，而且一次性蓋的歸檔章，位置統(tǒng)一居中也很美觀，最關(guān)鍵的是依次蓋完章之后可以依次填寫件號(hào)（不會(huì)出現(xiàn)斷號(hào)、重號(hào)、跳號(hào)），編完件號(hào)之后順手就依次把年份、類別、保管期限從前到后依次填寫了，然后再依次錄歸檔文件目錄的就會(huì)很順暢了。所以敢于創(chuàng)新，工作就是這么爽快。
五、日常積累，告別加班
檔案工作的基礎(chǔ)是日常工作的積累，歸檔時(shí)齊備的工作材料不是短時(shí)間內(nèi)能整理出來(lái)的，從這個(gè)意義上說(shuō)，與其在每年的整理、歸檔工作期間加班加點(diǎn)，不如在日常工作中做個(gè)有心人，注意日常工作資料的積累。檔案整理工作還需要各部門的配合，在實(shí)際工作中由于存在資料的復(fù)雜性、材料日常保存的分散性及非檔案工作人員認(rèn)識(shí)的片面性等情況，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料的缺失現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案資料的不完備，這就需要各部門的配合，注意保存資料。同時(shí)，作為檔案工作人員應(yīng)當(dāng)注意保持工作的責(zé)任心和敏感度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整理材料，同時(shí)積極尋求更多的支持與幫助，在點(diǎn)滴積累中為檔案歸檔做好準(zhǔn)備，這樣整理起來(lái)會(huì)快捷、方便許多。
六、授人以漁、走向輕松
現(xiàn)在各公司在檔案整理過(guò)程中都會(huì)遇到共同的一個(gè)難題，就是部門車間要么上交檔案不及時(shí)，要么上交后的檔案裝訂的亂七八糟。針對(duì)這一問(wèn)題，第一要向公司領(lǐng)導(dǎo)闡明檔案管理的重要性、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持。二要召開培訓(xùn)會(huì)，手把手教會(huì)部門和車間整理檔案的方法。三要在部門車間日常查取相關(guān)檔案資料時(shí)做到保障有力、找尋及時(shí)，讓部門車間感覺(jué)到統(tǒng)一歸檔的好處。通過(guò)努力，目前鎮(zhèn)安公司各部門車間已形成及時(shí)整理上交檔案的習(xí)慣，上交來(lái)的檔案也整理的有模有樣，這也為檔案管理員減輕了很多工作量。每年二季度初，公司檔案整理均能夠基本到位。
“打江山易、守江山難”，要長(zhǎng)久持續(xù)保持檔案管理的高水平，需要我們后來(lái)者加倍努力。檔案管理、紛繁蕪雜、見微知著，簡(jiǎn)單的事情也蘊(yùn)藏著大的道理。天下無(wú)難事，只怕有心人。任何事情想要做好，都需要努力去做，只要相信自己、掌握方法、持續(xù)堅(jiān)持、我們的檔案管理工作水平一定會(huì)再上新臺(tái)階！
